Hoe maak ik een correcte factuur op?

Een correcte factuur bevat verplicht een aantal wettelijke vermeldingen. Bovendien kan je best bovenaan je factuur duidelijk ‘factuur’  vermelden. Zo is het duidelijk dat het over een factuur gaat en vermijd je discussies achteraf.

Daarnaast zijn er nog een aantal wettelijke verplichtingen.

Wat zijn de wettelijke verplichtingen op een factuur?

Volgende vermeldingen zijn wettelijk verplicht:

• Factuurdatum en leveringsdatum (voor goederen) of datum van de prestaties (bij diensten)
• Uniek factuurnummer: deze factuurnummers moeten ononderbroken oplopen
• Eigen bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en bankrekeningnummer
• Klantgegevens: bedrijfsnaam, adres en btw-nummer (indien van toepassing)
• ‘RPR’ gevolgd door de bevoegde ondernemingsrechtbank van uw regio (indien u een vennootschap hebt)
• Concrete omschrijving van de goederen of diensten die werden geleverd.
• Hoeveelheden en eenheidsprijzen: de prijs per uur/per stuk/per meter en het aantal
• Maatstaf van heffing: het totaalbedrag exclusief btw
• Eventuele kortingen: deze trek je af van het totaalbedrag exclusief btw
• Btw-tarieven: de btw-tarieven van al je producten/diensten en het totaalbedrag van de verschuldigde btw
• Eventuele btw-vermeldingen: zoals ‘btw verlegd’ of ‘bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen’
• De totaalprijs: de maatstaf van heffing plus btw

Een correcte factuur bevat een hele hoop wettelijke verplichtingen zoals een datum en een factuurnummer.

Niet verplicht, wel een aanrader: je algemene voorwaarden, waarin je kort je werkwijze en spelregels opsomt. Kom je later in de problemen door een klant die niet of te laat betaalt, dan bewijzen die ‘kleine lettertjes’ dat je recht in je schoenen staat. Vermeld ook de termijn waarbinnen je graag de betaling ontvangt – in de praktijk meestal enkele weken.

Wat als je een foute factuur maakt?

Om een correcte factuur op te stellen moet je dus heel wat wettelijke verplichtingen opnemen zoals de factuurdatum en het factuurnummer. Ook voor btw doeleinden zijn er wat verplichtingen. Wat gebeurt er nu als je één of meerdere van deze verplichtingen niet op je factuur hebt staan? Hier pas je best goed mee op, want als je geen correcte factuur opstelt, zorgt dit voor administratieve rompslomp en in het slechtste geval zelfs tot een administratieve boete tot wel 5.000 euro.

Een foutieve factuur kan leiden tot administratieve boetes tot 5.000 euro.

Tip: let ook op inkomende facturen

Als zelfstandige waak je best ook over de facturen van je leveranciers. Bij een fout kan een controleur de btw die je normaal mag aftrekken, terug verwerpen. Spot je een onvolledigheid? Geef je leverancier dan zeker een seintje.

Nog vragen? Plan gerust een gesprekje in met één van onze experts!